L'ENTREPRISE FACE AU DÉFI DE L'INFORMATION
Échange entre Bénédicte Bommier et Frédéric Pierron
Frédéric Pierron : Je crois que vous travaillez sur un système de communication en réseau électronique à EDF. Pourriez-vous m'expliquer quelle méthode et quels systèmes sont employés pour que les messages (notes de service, docs de ref, etc.) arrivent à bon port et au bon utilisateur ?
Benedicte Bommier : Que dire sur la
communication des docs a l'EDF ? Je peux surtout te parler du
centre de recherche, qui ne represente qu'une toute petite
partie de l'entreprise (environ 2.000 Agents, + tout plein
d'"exterieurs", de stagiaires, de thesards).
Les formes de courrier sont :
Sur l'aiguillage même des documents, c'est un peu le projet
sur lequel je travaille, mais ce n'est pas encore rendu
operationnel à l'échelle de la DER et donc je ne suis pas sure
que ce soit cela qui t'interesse pour un cas concret !
En revanche, je suis preneuse de toute observation sur les
besoins et les usages de circulation de l'information dans
telle ou telle entreprise.
Je pourrais essayer de detailler ce que tu voudrais connaitre
davantage.
Frédéric Pierron : En fait il s'agit de la
mise en place d'un reseau de com electronique pour environ
1000 personnes. Ces personnes ont des profils differents selon
qu'il s'agit de personne chargees d'une fonction a l'echelon
national, regional ou local. L'objectif est de leur
transmettre des notes de service et des doc de reference via
ce circuit electronique. Mais certains n'ont besoin que d'un
resume alors que d'autres ont besoin d'un texte complet (+
quelques situations intermediaires). La premiere etape
consiste a identifier le contenu des diffrentes notes afin
d'en deteminer une sorte de typologie. Ainsi, serait-il
possible de rationaliser les formes des notes. En même temps
il s'agit de déterminer les besoins d'infos des destinataires
de ces notes de voir comment l'on pourrait rapidement
transformer une note en un résumé, si le destinataire visé n'a
pas besoin d'une info développée.
Voilà en gros. L'idée n'est pas de mettre au point un sys
intelligent capable de traiter automatiquement les notes, mais
de donner un cadre suffisamment précis aux rédacteurs des
notes, sous la forme d'un assistant Word par ex, pour que leur
note s'insère dans l'un des 5 ou 6 types prédéfinis et puisse
être résumée, par eux non par machine, sans perdre trop de
temps.
Je ne sais pas si j'ai été clair.
En tout cas, la première étape relève d'une analyse de contenu
de ces notes.
Toute idée ou suggestion est la bienvenue...
Benedicte Bommier : En réaction, rapidement :
Frédéric Pierron : Juste une impression : je crois qu'une entreprise n'a pas 10 000 types de notes possibles et qu'une typologie peut etre plus efficace qu'un système très ouvert qui moulinerait longtemps -et avec le risque de se tromper- pour analyser le contenu de la note, les destinataire possibles, etc. alors que l'emetteur de la note sait déjà quel type d'info il doit donner et à qui cela peut bien servir. C'est pourquoi -et pour des raisons de delais de conception- je suis parti sur une élaboration de typologie du message transmis et du destinataire. Il se peut que faire la typologie de l'émetteur permette d'aller encore plus vite dans la réalisation operationnelle du système : si emetteur, message et destinataire sont typés, c'est d'un programme simple dont on a besoin, genre Assistant Word, et non d'une grosse moulinette informatique...